Einstellungen, Firmen und Vorlagen

Einstellungen bestimmen, wie Belege, Nummern, Steuerhinweise, Zahlungsfristen, Vorlagen, Benutzer und Exporte im Alltag wirken.

Register und Suche in den Einstellungen

Die Einstellungen sind in Register wie Allgemein, Firmen, Mitarbeiter, Rechnung, Steuer, Vorlagen sowie E-Mail & Sicherheit gegliedert. Die Suche findet auch Inhalte aus anderen Registern und zeigt dadurch schnell, wo eine Einstellung gepflegt wird.

Wenn eine Einstellung gesucht wird, zuerst den Suchbegriff eingeben. Danach das gefundene Register öffnen und die Aenderung gezielt speichern.

Firma und Mandanten

Firmen-/Mandantendaten wie Name, Adresse, Bankverbindung, Logo, Waehrung, Steuerdaten, Preisbasis und Kleinunternehmerregelung werden in Belege übernommen. Bei mehreren Firmen muss vor dem Arbeiten die aktive Firma korrekt ausgewählt sein.

Die Preisbasis für Verkaufspreise legt fest, ob neue Belege und Projektpositionen netto- oder bruttoführend erfasst werden. Bei bruttoführender Firma bleibt der eingegebene Brutto-/Endpreis als führender Positionspreis gespeichert; A4W berechnet Netto und MwSt. daraus. Die Kleinunternehmerregelung steuert getrennt davon, ob Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

Nummernkreise

Nummernkreise steuern Kunden-, Angebots-, Rechnungs- und Mahnnummern. Für Rechnungen kann die Nummerierung nach Jahr und Firma getrennt werden. Vor produktivem Einsatz sollten Startnummern und Reset-Regeln festgelegt werden.

Nummernkreise nicht leichtfertig ändern, nachdem Rechnungen erstellt wurden. Aenderungen müssen zur bisherigen Historie passen.

Steuerliche Einstellungen

Kleinunternehmerregelung, Standard-MwSt., USt-Id, Steuernummer, GoBD-Protokollierung, Rechnungssperre nach Finalisierung, Storno-/Korrekturworkflow, GoBD-orientierter Export, DATEV-nahe Steuerberater-Vorbereitung und E-Rechnungs-XML beeinflussen Belege und Exporte. Die Preisbasis beeinflusst die Eingabe und Berechnung neuer Positionen, nicht die rechtliche Steuerpflicht.

Zahlungsfristen und Zahlungsarten

Standard-Zahlungsbedingungen legen Fälligkeit und Text für neue Rechnungen fest. Kunden können abweichende Bedingungen besitzen. Zahlungsarten wie Überweisung, Bar, PayPal, Karte oder eigene aktive Zahlungsarten erscheinen in der Zahlungsbuchung.

Belegvorlagen

Vorlagen bestimmen Ausgabe, Texte, Logos, Platzhalter, Positionstabellen und optionale Bilddarstellung. Vorlagen sollten mit Vorschau geprüft werden, bevor sie produktiv genutzt werden. Kunden können bei Bedarf eigene Vorlagenzuordnungen erhalten.

In den Standard-HTML-Vorlagen sind Preis- und Summenspalten rechtsbuendig ausgerichtet; die Tabellenüberschriften folgen dieser Ausrichtung. Bei aktiver Kleinunternehmerregelung werden MwSt.-Spalten und MwSt.-Summenzeilen in den Standardvorlagen unterdrueckt, soweit sie steuerlich nicht als eigener Ausweis erscheinen sollen.

Einstellungen mit Vorlagen, Zahlungsfristen und Nummernkreisen — Einstellungen für Nummernkreise, Zahlungsfristen, Preisbasis, Kleinunternehmerregelung und Belegvorlagen wirken vor allem auf neue Belege.

Benutzeranmeldung und Bearbeiter

Bearbeiter/Mitarbeiter sorgen für Nachvollziehbarkeit bei Belegen, Zahlungen und Aenderungen. Die Anwendung zeigt den angemeldeten Benutzer und meldet bei Inaktivitaet automatisch ab. Master-/Admin-Benutzer sollten Passwort und Status bewusst pflegen.

Bei mehreren Firmen kann für Mitarbeiter festgelegt werden, auf welche Firmen sie zugreifen duerfen. Ohne Einschraenkung darf ein aktiver Mitarbeiter alle Firmen verwenden. Mit Firmenzugriffen sieht und nutzt er nur die zugeordneten Firmen.

Die Mitarbeiterbearbeitung zeigt sofort, ob eine Anmeldung möglich ist: Loginname vorhanden, Passwort gesetzt und Mitarbeiter aktiv. Ein aktiver Mitarbeiter braucht Loginname und Passwort; beim Anmelden kann alternativ die hinterlegte E-Mail-Adresse verwendet werden. Mitarbeiterbilder, Rollen, Anzeigefarbe, Austrittsdatum und Deaktivierungsgrund werden dort ebenfalls gepflegt.

Ist Zwei-Faktor-Anmeldung freigeschaltet, kann sie je Mitarbeiter aktiviert werden. Nach dem Passwort verschickt A4W einen 6-stelligen Code per E-Mail, der 10 Minuten gueltig ist. Voraussetzung sind eine Mitarbeiter-E-Mail und ein funktionierender E-Mail-Versand.

Mitarbeiterbearbeitung mit Loginstatus, Passwort, Zwei-Faktor und Firmenzugriff — Mitarbeiterbearbeitung: Loginstatus, Startpasswort, Zwei-Faktor, Rollen und Firmenzugriffe an einer Stelle prüfen.

A4W Anmeldung mit Loginname oder E-Mail-Adresse und Passwort — Anmeldung: Mitarbeiter melden sich mit Loginname oder E-Mail-Adresse und Passwort an; bei mehreren Firmen folgt danach die Firmenauswahl.

E-Mail & Sicherheit

Die E-Mail-Funktion ist optional. Wenn sie nicht benötigt wird, bleibt sie deaktiviert und die Anwendung zeigt keine unnoetigen Mail-Arbeitswege an. Bei Aktivierung werden SMTP-Server, Port, Verschluesselung, Absender, Antwortadresse und Versandgrenzen gepflegt.

Für gaengige Anbieter wie IONOS, Gmail, Microsoft 365/Outlook.com, STRATO, WEB.DE, GMX, Freenet und T-Online können Vorlagen geladen werden. Diese Vorlagen setzen Server, Port und TLS als Startwert; Benutzername, Passwort und Absenderadresse müssen zur eigenen Mailbox passen.

Einstellung	Praxisbedeutung
E-Mail-Versand aktiv	Erlaubt der Anwendung, System- oder Beleg-E-Mails über den hinterlegten SMTP-Server zu senden.
Passwort vergessen aktiv	Erlaubt zeitlich begrenzte Ruecksetzlinks, wenn beim Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse gepflegt ist.
Blindkopie-Adresse	Sendet Beleg- und Test-E-Mails optional zusätzlich als BCC an eine eigene Kontrolladresse. Im Versanddialog kann die Kopie je E-Mail angepasst oder ausgeschaltet werden.
Max. Mails pro Stunde	Schuetzt vor versehentlichem Massenversand oder Missbrauch.
Protokollaufbewahrung	Legt fest, wie lange Login- und Mailprotokolle für Nachvollziehbarkeit sichtbar bleiben.
Zwei-Faktor-Anmeldung	Schaltet die E-Mail-Code-Anmeldung für Mitarbeiter frei, die sie in der Mitarbeiterbearbeitung aktiviert haben.

Passwort-Ruecksetzlinks werden neutral angefordert: Aus Sicherheitsgruenden zeigt die Maske nicht an, ob eine E-Mail-Adresse im System existiert. Token werden nur gehasht gespeichert, sind zeitlich begrenzt und nur einmal verwendbar.

Das SMTP-Passwort wird lokal geschuetzt gespeichert. In der Datenbank steht nicht mehr das Klartextpasswort, sondern ein geschuetzter Wert; die zugehoerige Schluesseldatei liegt im Datenordner und wird im Vollbackup mitgesichert.

Nach dem Speichern kann eine Testmail gesendet werden. Die Maske meldet sofort, ob der SMTP-Server die Nachricht akzeptiert hat oder mit welchem technischen Hinweis der Versand gescheitert ist. Port 465 nutzt bei vielen Anbietern implizites SSL; wenn der Test hängt oder nicht zugestellt wird, ist Port 587 mit TLS/STARTTLS oft die stabilere Einstellung.

Die letzten Einträge bleiben zur schnellen Kontrolle sichtbar. Für Zeitraumfilter, Mitarbeiterfilter und CSV-Export führt der Link Systemprotokolle öffnen in eine eigene Protokollmaske.

SMTP-Zugangsdaten sollten nur Administratoren pflegen. Testversand und Protokoll prüfen, bevor die Funktion für den Alltag freigegeben wird.

Lizenz und Updateberechtigung

Die Lizenz bestimmt unter anderem Benutzer-, Firmen- und Funktionsgrenzen. Die Varianten Solo, Business, Business Plus und Lifetime Lokal können unterschiedliche Grenzen und Updateberechtigungen enthalten.

Bei Lifetime Lokal bleibt die erworbene Programmversion dauerhaft nutzbar. Die Updateberechtigung kann separat über ein Datum begrenzt sein, zum Beispiel 12 Monate inklusive Updates und danach optional verlängerbar. Programmupdates prüfen diese Berechtigung, bevor ein neues Paket installiert wird.

Erweiterte Funktionen

Funktion	Auswirkung
Beleg aus Vorlage	Vorhandene Belege können als Grundlage für neue Belege kopiert werden.
Artikel-Begleitdokumente	Artikelanhänge können für Druck/HTML-Ausgabe verwendet werden.
QR-Code-Platzhalter / GiroCode	Rechnungen und Erinnerungen können Zahlungsinformationen sichtbarer machen.
E-Rechnung	Blendet Pflichtfeldpruefung und vorbereitete XML-Ausgabe ein.
Fahrtenbuch	Blendet Fahrzeugpflege, Fahrtenliste, Smartphone-Start/Ankunft/Ende und CSV-Export ein.

Einstellungen wirken oft erst auf neue Belege. Bereits erstellte Belege behalten ihre gespeicherte Preisbasis und bleiben aus Nachvollziehbarkeitsgruenden unverändert.