Kundenverwaltung

Die Kundenverwaltung ist der zentrale Ausgangspunkt für Adressen, Verlauf, Kundenablage, Belege, Projekte und Zahlungen.

Zweck

Hier werden Kunden angelegt, gesucht, bearbeitet, archiviert und für Belege verwendet. Zu einem Kunden sind Kommunikationsnotizen, Wiedervorlagen, letzte Käufe, Belege, Zahlungen, Projekte, Fotos und die lokale Kundenablage erreichbar.

Wenn ein Kunde aus einer anderen Maske heraus benötigt wird, etwa beim Beleg erstellen oder im Fahrtenbuch, öffnet A4W ein eigenes Suchfenster. Die Auswahl wird in die ursprüngliche Maske zurückgegeben; dadurch bleibt der begonnene Arbeitsvorgang erhalten.

Kundenverwaltung mit Kundenliste, Detailbereich und Aktionen — Kundenübersicht mit Suche, Detailbereich, Belegaktionen, Zahlungen und Kundenablage.

Kunden anlegen und pflegen

Kunden über Name, Nummer, Ort, E-Mail, Telefon oder Ansprechpartner suchen.
Bestehenden Kunden auswählen oder Neuer Kunde verwenden.
Rechnungsadresse, Lieferadresse, Ansprechpartner, E-Mail, USt-Id, Leitweg-ID und Buyer Reference pflegen.
Zahlungsbedingungen kundenbezogen setzen, wenn sie von den Standardeinstellungen abweichen.
Kunden speichern und anschliessend Angebot, Rechnung, Lieferschein oder Projekt starten.

Kunde bearbeiten mit Adresse, Kontakt und Zahlungsbedingungen — Beim Bearbeiten eines Kunden werden Adresse, Ansprechpartner, E-Mail und Zahlungsbedingungen für neue Belege vorbereitet.

Kundenansicht als zentrale Übersicht

Die Kundenansicht zeigt Belege, Zahlungen, offene Posten, Projekte und Verlauf an einem Ort. Sie eignet sich besonders für Rückfragen am Telefon: offene Rechnungen, abgelegte PDFs, Mahnungen und letzte Kommunikation lassen sich ohne Wechsel durch mehrere Listen nachvollziehen.

Im Bearbeitungsbereich kann ein kundenbezogener Hinweistext gepflegt werden. Dieser Text steht in Belegvorlagen über {{CustomerNotes}} zur Verfuegung; die angebotenen Platzhalter wie Kundenname, Kundennummer oder Ansprechpartner werden erst bei Druck und Vorschau ersetzt.

Praxisweg: Bei Rückfragen zuerst den Kunden öffnen, dann von dort in Belege, Zahlungen oder Ablage springen.

Kunden-Notizen und Schriftverkehr

Die Notizverwaltung sammelt Notizen, Telefonate, E-Mails, Termine, Rückfragen und Anschreiben. Links wird der Kunde gesucht, rechts werden Verlauf, Status und Aktionen angezeigt. Einträge können nach Art, offen, erledigt oder gesendet gefiltert werden.

Kunden öffnen und Notizverwaltung wählen.
Art, Wiedervorlage, Betreff und Text erfassen.
Bei Anschreiben die Druckvorschau / Versand öffnen.
HTML oder PDF in der Kundenablage speichern oder per SMTP an den Kunden senden.
Nach Bearbeitung den Eintrag als erledigt markieren; gelöschte Notizen entfernen nur den Eintrag, bereits abgelegte Dateien bleiben in der Ablage.

Der SMTP-Versand nutzt die Mail-Einstellungen aus E-Mail & Sicherheit. Optional kann automatisch ein PDF erzeugt und angehängt werden; BCC sowie Lese- oder Übertragungsbestaetigung werden aus den Voreinstellungen vorbelegt.

Kundenablage

Die Kundenablage sammelt lokale Dateien zum Kunden. PDF/HTML-Ablagen aus Belegen werden hier auffindbar. Archivierte Kunden bleiben für Historie und alte Belege erhalten, werden aber in aktiven Auswahllisten ausgeblendet.

Wichtige Felder

Feld	Bedeutung
Kundennummer	Eindeutige interne Zuordnung und Teil des Ablagekontexts.
Name und Adresse	Werden in Belege und Ausdrucke übernommen.
E-Mail	Wird für vorbereitete Beleg-E-Mails genutzt.
Leitweg-ID / Buyer Reference	Wichtig für elektronische Rechnungen an bestimmte Empfänger.
Zahlungsbedingungen	Überschreiben bei Bedarf die Standardfälligkeit für neue Belege.

Vor dem Erstellen eines Belegs Adresse, E-Mail, Firmzuordnung und Zahlungsbedingungen prüfen. Fehler in Kundendaten werden in neue Belege übernommen.