Workflow: Vom Kunden bis zur vollständig bezahlten Rechnung

Dieser Ablauf beschreibt die typische Bürokette: Kunde und Artikel vorbereiten, Rechnung erstellen, ablegen, Zahlung überwachen, Teilzahlung buchen und bei Bedarf erinnern oder mahnen.

1. Kunden und Artikel vorbereiten

Kunden anlegen oder auswählen: In Kunden Adresse, Ansprechpartner, E-Mail, Lieferadresse und Zahlungsbedingungen prüfen.
Artikel oder Leistungen vorbereiten: In Artikel / Leistungen Preis, Preisbasis, Einheit, MwSt., Beschreibung und bei Bedarf Bestand oder Begleitdokumente pflegen.

Neuen Kunden in A4W anlegen — Kunde anlegen: Anschrift, Kontakt und Notizen sind die Grundlage für Angebot, Rechnung und Ablage.

Artikel oder Leistung in A4W anlegen — Artikel oder Leistung anlegen: Preis, Einheit, Steuer und Rechnungstext bestimmen die spätere Position.

2. Angebot erstellen und Rechnung ableiten

Angebot erstellen: Belegtyp Angebot wählen, Kunden über den Suchdialog auswählen und Artikelpositionen über den Artikeldialog übernehmen.
Angebot prüfen und speichern: Menge, Preis, Steuer, Zahlungsbedingungen und Einleitungstext kontrollieren. Je nach aktiver Firma wird der Preis netto- oder bruttoführend erfasst.
Rechnung aus Angebot erstellen: Das gespeicherte Angebot in der Belegliste oder Kundenablage als Vorlage/Folgebeleg wiederverwenden.
Rechnung speichern: Rechnungen starten fachlich als Offen, solange kein Zahlungsausgleich vorliegt.
PDF/HTML ablegen oder exportieren: Vorschau öffnen und die Ausgabe dort drucken, in der Kundenablage speichern oder intern per E-Mail versenden. Die Ablage ist Nachweis und Kundenarchiv, nicht automatisch Zahlung.

Angebot mit Kunde und Positionen erstellen — Angebot erstellen: Kunde, Artikel und freie Positionen werden vor dem Speichern geprüft.

Rechnung erstellen mit Kunde, Zahlungsbedingungen und Positionen — Rechnung erstellen: Suchdialoge übergeben Kunde und Artikel in die laufende Maske, danach werden Positionen und Zahlungsbedingungen kontrolliert.

Belegliste mit Angebot und Folgebeleg-Aktion — Aus dem Angebot kann eine Rechnung vorbereitet werden; die Belegliste zeigt Status und naechste Aktionen.

Rechnungsvorschau in A4W — Rechnungsvorschau: Im Dialog werden Layout, Kunde, Positionen und Zahlungsdaten kontrolliert; Drucken, Ablage und interner E-Mail-Versand liegen direkt daneben.

3. Offene Rechnung überwachen und Zahlung buchen

Offene Rechnung überwachen: Dashboard, Belegübersicht oder Offene Posten nutzen.
Zahlungseingang erfassen: Rechnung auswählen, Datum, Betrag, Zahlart und Konto eintragen, dann Zahlung buchen.
Teilzahlung erfassen: Nur den tatsächlich eingegangenen Betrag buchen. Der Rest bleibt offen, der Status wird Teilbezahlt.

Zahlung auf offene Rechnung buchen — Zahlung buchen: Betrag, Datum, Zahlart und Konto dokumentieren den Zahlungseingang.

Offene Posten in A4W — Offene Posten: offene, teilbezahlte und bezahlte Rechnungen lassen sich nachvollziehen.

4. Erinnerung oder Mahnung

Zahlungserinnerung erzeugen: Bei offenem Betrag und ausbleibender Zahlung aus der Rechnung oder aus Offenen Posten erstellen.
Mahnung erzeugen: Wenn weiterhin keine Zahlung erfolgt, Mahnung 1 oder Mahnung 2 erzeugen und ablegen.
Vollständige Zahlung buchen: Restbetrag erfassen. Danach gilt die Rechnung als bezahlt, wenn der offene Betrag 0,00 ist.

5. Nachvollziehbarkeit kontrollieren

Wann ist bezahlt? Eine Rechnung gilt als bezahlt, wenn die Summe der Zahlungen den Rechnungsbetrag ausgleicht oder der Zahlungsstatus bewusst auf Bezahlt korrigiert wurde.
Wo nachvollziehen? Kundenansicht, Belegliste, Zahlungen und Ablage zeigen zusammen Historie, Zahlungen, Mahnbelege, PDF/HTML-Dateien und offene Restbetraege.

Kundenablage mit abgelegten Belegen — Kundenablage: abgelegte Belege, Dateiliste und Belegübersicht bleiben beim Kunden auffindbar.

Dieser Workflow wird von der aktuellen Oberfläche grundsätzlich logisch unterstützt: Dashboard und Belegliste führen zu Offenen Posten, Rechnungen zeigen direkte Aktionen für Zahlung und Mahnung, die Kundenansicht bündelt Belege, Zahlungen und Ablage.

Typische Fehlerquelle: Ablage und Zahlung sind getrennte Dinge. Eine archivierte Rechnung kann weiterhin offen sein, bis eine passende Zahlung gebucht wurde.