Statusbegriffe verstehen

A4W trennt Belegstatus, Ablage und Zahlung. Diese Trennung verhindert Missverstaendnisse im Alltag.

Die drei Statusarten

Statusart	Was sie beschreibt	Typische Werte
Belegstatus	Fachlicher Zustand des Belegs.	Entwurf, Offen, Bezahlt, Storniert
Ablage	Ob ein Beleg als PDF/HTML abgelegt, archiviert oder exportiert wurde.	Nicht abgelegt, Archiviert, Exportiert
Zahlung	Ob eine Rechnung finanziell ausgeglichen ist.	Offen, Teilbezahlt, Bezahlt

Begriffe

Begriff	Bedeutung in der Software
Entwurf	Beleg ist noch bearbeitbar und noch nicht final abgelegt/exportiert. Angebote und Lieferscheine starten typischerweise als Entwurf.
Offen	Bei Rechnungen: Forderung besteht noch. In der Zahlung bedeutet Offen: Es wurde noch nicht voll bezahlt.
Teilbezahlt	Mindestens eine Zahlung ist gebucht, aber ein Restbetrag ist offen.
Bezahlt	Der offene Betrag ist 0,00 oder die Rechnung wurde fachlich auf bezahlt gesetzt.
Archiviert / Ablage	Ein PDF/HTML oder ein anderer Nachweis liegt in der Kundenablage. Das sagt nichts über die Zahlung aus.
Exportiert	Beleg wurde für externe Verarbeitung ausgegeben, z. B. E-Rechnung, DATEV oder GoBD.
Storniert	Rechnung wurde nachvollziehbar korrigiert. Zahlungen und Mahnungen sind für stornierte Rechnungen gesperrt.
Zahlungserinnerung	Freundliche Erinnerung an eine offene Rechnung, ohne neue Forderung.
Mahnung	Formalerer Mahnbeleg zu einer offenen Rechnung, z. B. Mahnung 1 oder Mahnung 2.

Merksatz: Ablage ist Nachweis, Zahlung ist Geldfluss, Belegstatus ist fachlicher Zustand.

Wo sieht man den Status?

In der Belegübersicht in den Badges für Beleg, Ablage und Zahlung.
In der Zahlungsmaske beim Auswählen einer Rechnung.
In der Kundenansicht in Historie, Belegen und offenen Posten.
In Berichten für Umsatz, offene Posten und Mahnungen.