Häufige Fragen

Kurze Antworten auf typische Fragen im Alltag mit A4W Auftrag4Works.

Kunden, Angebote und Rechnungen

Wie lege ich einen neuen Kunden an?

Öffnen Sie Kunden, wählen Sie Kunde anlegen und erfassen Sie Name, Anschrift, Kontakt und E-Mail. Zahlungsbedingungen können später am Kunden ergänzt werden.

Wie erstelle ich ein Angebot?

Öffnen Sie Beleg erstellen, wählen Sie Angebot, suchen Sie den Kunden über Kunde suchen und übernehmen Sie Artikel über Artikelposition hinzufügen. Freie Leistungspositionen können direkt erfasst werden. Speichern legt das Angebot als Entwurf an.

Warum öffnen sich Kunde und Artikel als Suchfenster?

Damit die Arbeitsfläche nicht durch lange Suchlisten überladen wird. Der Suchdialog gibt den ausgewählten Kunden oder Artikel an die vorherige Maske zurück, zum Beispiel an Beleg erstellen, Beleg bearbeiten, Projekt bearbeiten oder das Fahrtenbuch.

Wie wird aus einem Angebot eine Rechnung?

Öffnen Sie das Angebot in Belege oder in der Kundenablage und nutzen Sie die Aktion zum Wiederverwenden/Kopieren als Folgebeleg. Prüfen Sie Positionen und Zahlungsfrist vor dem Speichern der Rechnung.

Was bedeutet Entwurf, Offen, Bezahlt oder Storniert?

Entwurf ist noch nicht als Forderung ausgegeben. Offen bedeutet bei Rechnungen: Betrag ist noch nicht ausgeglichen. Bezahlt bedeutet: Zahlungen decken den Rechnungsbetrag. Storniert kennzeichnet eine aufgehobene Rechnung oder einen Korrekturbeleg.

Zahlungen und Ablage

Wie buche ich eine Zahlung?

Öffnen Sie Zahlungen oder den offenen Posten aus dem Dashboard, wählen Sie die Rechnung, tragen Sie Datum, Betrag, Zahlungsart und Konto ein und speichern Sie die Zahlung.

Wo finde ich abgelegte PDF- oder HTML-Dateien?

Beim Kunden über Kundenablage. A4W legt Dateien unter App_Data\Kundenablage\Kundennummer_Kundenname ab, wenn Belege archiviert oder exportiert werden.

Warum ist eine Rechnung archiviert, aber noch offen?

Archiviert beschreibt nur die Ablage des Dokuments. Offen, Teilbezahlt oder Bezahlt beschreibt den Zahlungsausgleich.

Sicherung, Lizenz und Betrieb

Wie sichere ich meine Daten?

Öffnen Sie Datensicherung und erstellen Sie ein Vollbackup. Es enthält Datenbank, geschuetzte lokale Geheimnisse wie das SMTP-Passwort, Uploads, Kundenablage, Anhänge und Lizenzdatei, aber keine Programmdateien.

Wie spiele ich ein Backup ein?

Öffnen Sie Datensicherung, wählen Sie ein vorhandenes Backup oder eine ZIP-Datei und geben Sie das Sicherheitswort ein. A4W erstellt vor der Wiederherstellung automatisch ein Sicherheitsbackup. Die Backup-Prüfung zeigt enthaltene Login-Benutzer; standardmäßig bleiben aktuelle aktive Login-Benutzer erhalten, damit nach dem Restore weiter ein Zugang vorhanden ist.

Was ist beim Demo-Restore anders?

Demo-Backups werden im Bereich Demo-Musterdaten geprüft und mit dem Sicherheitswort DEMO wiederhergestellt. Sie enthalten fiktive Schulungsdaten. Auch hier kann A4W die aktuellen aktiven Login-Benutzer behalten, damit der bisherige Admin-Zugang nicht verloren geht.

Welche Daten sollte ich regelmäßig sichern?

Mindestens App_Data\a4w-data.json, App_Data\a4w-secrets.key, App_Data\Kundenablage, App_Data\Attachments, wwwroot\uploads und die Lizenzdatei. Das Vollbackup nimmt diese Bereiche zusammen auf. Die Datei a4w-secrets.key wird benötigt, damit geschuetzte SMTP-Zugangsdaten nach einem Restore weiter funktionieren.

Wie funktioniert die Lizenzaktivierung?

Im Lizenzbereich wird die Lizenzdatei installiert und geprüft. Ohne Lizenz gelten Demo-Grenzen für Firmen, Artikel, Belege und weitere Stammdaten.

Was bedeutet Updateberechtigung bei Lifetime Lokal?

Lifetime Lokal bedeutet dauerhafte Nutzung der erworbenen Version. Die Updateberechtigung kann separat begrenzt sein, zum Beispiel 12 Monate inklusive Updates und danach optional verlängerbar. Nach Ablauf der Updateberechtigung bleibt die installierte Version nutzbar, neue Updates werden aber blockiert, bis eine passende Lizenz mit neuer Updateberechtigung eingespielt wird.

Was mache ich bei einem Updateproblem?

Prüfen Sie zuerst, ob ein aktuelles Backup vorhanden ist. Starten Sie A4W neu und öffnen Sie Programmupdates. Wenn der Download oder die Prüfsumme fehlschlägt, verwenden Sie das letzte funktionsfähige Paket und melden Sie die Fehlermeldung mit Versionsnummer.

Warum gibt es unter Linux ein anderes Update-Manifest?

Linux-Server verwenden andere Pakete und Startskripte als Windows portable Installationen. Deshalb nutzt Linux standardmäßig linux-update.json, Windows weiterhin update.json. Wird ein Windows-Backup unter Linux wiederhergestellt, korrigiert A4W bekannte Standardadressen auf den passenden Linux-Updatefeed; eigene Sonderadressen bleiben erhalten.

Wie installiere ich A4W auf einem Ubuntu/Plesk-Server?

Das Linux-Paket enthält install-a4w-linux.sh. Das Skript prüft Voraussetzungen, installiert auf Wunsch die ASP.NET Core Runtime 8 und schreibt Hinweise für Plesk/Nginx, Dienstname, Port und Datenpfad. Plesk-Domainregeln werden bewusst nicht ungefragt geändert; die ausgegebenen Direktiven müssen in der Domainkonfiguration kontrolliert eingetragen werden.

Kann ich A4W mit mehreren Benutzern verwenden?

Ja, Mitarbeiter können mit Loginname und Passwort angelegt werden. Für mehrere aktive Benutzer und Firmen muss die installierte Lizenz die benötigten Grenzen abdecken.

Kann ich Mitarbeiter auf bestimmte Firmen begrenzen?

Ja. In der Mitarbeiterbearbeitung kann ein Firmenzugriff hinterlegt werden. Ohne Einschraenkung darf der Mitarbeiter alle Firmen verwenden; mit Zuordnung sieht und nutzt er nur die freigegebenen Firmen.

Wie funktioniert die Zwei-Faktor-Anmeldung?

Wenn E-Mail-Versand und Zwei-Faktor-Anmeldung aktiviert sind, kann sie pro Mitarbeiter eingeschaltet werden. Nach dem Passwort sendet A4W einen 6-stelligen Code an die Mitarbeiter-E-Mail. Der Code ist 10 Minuten gueltig und muss vor der Firmenauswahl eingegeben werden.

Kann ich A4W lokal oder auf einem Server nutzen?

Ja. Die portable lokale Nutzung verwendet standardmäßig den App-Ordner. Im Serverbetrieb können Datenpfade und Speicherart gezielt konfiguriert werden.

E-Mail, Passwort und Scanner

Gibt es Passwort vergessen?

Ja, wenn E-Mail-Versand und Passwort-Ruecksetzung in den Einstellungen aktiviert sind. Der Benutzer fordert neutral einen Link an; aus Sicherheitsgruenden zeigt A4W nicht an, ob die Adresse gefunden wurde. Der Link ist zeitlich begrenzt und nur einmal verwendbar.

Kann ich E-Mail komplett deaktiviert lassen?

Ja. Die E-Mail-Funktion ist optional. Wer keine E-Mail-Funktionen benötigt, laesst den Versand deaktiviert und pflegt keine SMTP-Zugangsdaten.

Wo sehe ich Login- und Mailprotokolle?

Die letzten Einträge stehen direkt in den Einstellungen unter E-Mail & Sicherheit. Für Filter, Zeitraum, CSV-Export und Update-Status öffnen Sie Berichte und wählen dort die Systemansichten für Anmeldungen, E-Mail oder Updates.

Kann ich Artikelnummern oder EANs scannen?

Ja, in Artikelverwaltung, Lieferanten und Kassenbuch gibt es Scan-Buttons an passenden Such- und Nummernfeldern. Der Browser muss Kamera und Barcode-Erkennung unterstützen; sonst bleibt die manuelle Eingabe erhalten.