Langfristige Aufträge reservieren und abschnittsweise abrechnen
Dieser Workflow trennt verbindliche Planung von tatsächlicher Abrechnung: Vorgang, Projekt und Einträge bilden den Auftragsbestand, Umsatz entsteht erst durch eine Rechnung.
Geeignet für
- Ferienwohnungen, Mitarbeiterunterkünfte und Vermietungen über mehrere Monate.
- Wartungsverträge, Servicepauschalen und wiederkehrende Leistungen.
- Langfristige Aufträge, die abschnittsweise oder monatlich berechnet werden.
- Handwerks- und Serviceaufträge, bei denen mehrere Einsätze erst später gesammelt abgerechnet werden.
Empfohlener Ablauf
- Kunde normal anlegen oder aus der Kundenverwaltung auswählen.
- Unter Vorgänge / Projekte einen Auftrag anlegen, zum Beispiel ReMedical Mitarbeiterunterkünfte 2026 oder Ferienwohnung Saison 2026.
- Für jeden abrechenbaren Abschnitt einen eigenen Eintrag erfassen, zum Beispiel Juli, August, September und Oktober.
- Im Eintrag eine oder mehrere Positionen speichern. Diese Positionen sind Planung und Auftragsbestand, noch kein Umsatz.
- Wenn ein Abschnitt berechnet werden soll, die passenden Einträge markieren und als Rechnung zusammenfassen.
- Die erzeugte Rechnung prüfen, ablegen, senden und später Zahlung oder Teilzahlung buchen.
Warum ein Eintrag je Abschnitt?
Der Abrechnungsstatus wird am Projekteinsatz geführt. Deshalb sollte jeder Monat oder abrechenbare Abschnitt ein eigener Eintrag sein. Mehrere Positionen innerhalb desselben Eintrags werden gemeinsam abgerechnet.
Status und Schutz vor Doppelabrechnung
| Bereich | Bedeutung |
|---|---|
| Eintrag geplant/bestätigt | Reservierung oder Auftragsbestand ist sichtbar, aber noch nicht als Umsatz gebucht. |
| Eintrag abgerechnet | Der Eintrag wurde in eine aktive Rechnung übernommen und ist für Bearbeitung und erneute Auswahl gesperrt. |
| Rechnungsposition | Speichert die Herkunft aus Projekt-Eintrag und Projektposition, damit die Rechnung nachvollziehbar bleibt. |
| Storno | Stornierte Projekt-Rechnungen öffnen die betroffenen Einträge wieder, sofern keine andere aktive Rechnung darauf verweist. |
Demo-Daten
Im Demo-Datenstand gibt es den Kunden ReMedical GmbH und den Vorgang ReMedical Mitarbeiterunterkünfte 2026. Juli 2026 ist bereits mit Rechnung 2026-0301 abgerechnet. August bis Oktober bleiben als offene Reservierungen sichtbar und können nacheinander berechnet werden.
Dasselbe Muster passt auch für Ferienwohnungen: Jeder Buchungsmonat oder Abrechnungsabschnitt bleibt als eigener Eintrag sichtbar, bis er bewusst in eine Rechnung übernommen wird.